De sistema de información a sistema informático: descifrando la Biblioteca Mario Carvajal

 

La Biblioteca Mario Carvajal es uno de los patrimonios de la Universidad del Valle. Siglos de sabiduría reunidas en un mismo recinto.  ¿Alguna vez te has preguntado cómo habrán empezado a organizarlo todo? ¿O cómo se aseguraban de que los libros prestados regresaran a los estantes cuando no existían los computadores?  En Notired te contamos sobre estos procesos y sobre cómo el sistema de información evolucionó a sistema informático.

 

Borges decía que siempre se había imaginado el paraíso como una especie de biblioteca. Siglos de conocimiento en muchísimas áreas y disciplinas agrupados en un mismo lugar. Libros, revistas académicas, revistas comerciales, mapas y cartografía, documentos impresos de toda clase, así como material audiovisual, todo bajo el mismo techo.

Sin embargo, esto no es únicamente lo que hace a una biblioteca. Tener todo este material agrupado sin saber realmente qué se tiene y dónde está es un verdadero desastre. Una biblioteca se construye, además, de un complejo sistema de información que permita la clasificación de todo este material. Ese código que copias para buscar un libro en un estante no se lo inventaron para que fuera difícil de aprender, obedece a un sistema ideado para organizar todo el material.

El sistema de información

Para clasificar y ubicar el material, la biblioteca Mario Carvajal utiliza el Sistema Decimal de Clasificación Universal, o sistema Dewey, creado por Melvil Dewey, en 1872. Según este sistema, primero se dividen los recursos bibliográficos en 10 categorías que representan 10 campos de conocimiento. Cada una de éstas se identifica con un número del 0 al 9. Por ejemplo, el 8 representa lingüística y  literatura. A partir de allí, se empieza a subdividir por autor, fecha y demás características que se representan con números, letras o símbolos. Por ejemplo, 820 representa literatura inglesa e inglesa antigua; 821 es poesía inglesa. Ahí lo tienes, ese largo código para encontrar un libro tiene su explicación.

Todos estos procedimientos implican personal calificado, bibliotecarios o bibliotecarias que se encargan de organizarlo todo de acuerdo al sistema. Estas personas, los libros por clasificar y, por supuesto, las técnicas utilizadas se consideran un sistema de información. Dentro de él todas las partes están interrelacionadas para poder que todo funcione.

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Seguro has ido a la biblioteca y te has demorado un par de segundos en buscar un libro en el catálogo en línea. Bueno, antes de que el catálogo de la biblioteca se digitalizara, encontrar un libro implicaba mucho más que un par de segundos.

Antes existían ficheros que daban cuenta del material existente. Éstos se organizaban por título, autor, tema, o palabras claves. Se hacía en orden alfabético y se ponía la información básica de su contenido y el lugar en el que se encontraba.  De este modo el usuario hacía su búsqueda de lo que necesitaba, manualmente, pasando páginas.

Una vez ubicado el material, se sacaba una tarjeta al respaldo de cada libro en la que se anotaba el nombre de quien hacía el préstamo y la fecha en la debía devolverlo. Ésta se guardaba en un fichero especial a la espera del regreso del material. De este modo se llevaba el registro del material y los usuarios.

El sistema informático

Una vez se integraron los computadores y con ellos los registros electrónicos a la Universidad, la Biblioteca adoptó el catálogo virtual Online public access catalog, OPAC, por sus siglas en inglés. Esto permitió digitalizar el proceso de registro del material que sale o que ingresa, automatizar la búsqueda de éste, del registro de quienes tienen multas o de quienes las cancelan, o, incluso, cruzar datos de las otras bibliotecas de la Universidad.

Este paso de lo manual a lo automatizado convirtió el sistema de información de la biblioteca en un sistema informático. Gracias a él, usuarios de todas partes del mundo pueden acceder al catálogo en línea de la Biblioteca. Difundir la información y garantizar el acceso a ésta se convirtió en un proceso mucho más cómodo y sencillo.

Sin embargo, el capital humano sigue siendo clave en este sistema. Pues son los bibliotecarios los que siguen clasificando el material, organizándolo e introduciendo datos a las plataformas digitales. Si bien se automatizaron muchos procesos con la introducción de tecnologías digitales al sistema de información, sigue habiendo muchos procesos manuales, como devolver un determinado libro a un estante, introducir en el sistema los datos de un libro recién adquirido o de uno devuelto,  y ayudar a los usuarios a encontrar un libro en un estante.

Gracias a este sistema de informático, ya  no tienes que pasar horas buscando una edición determinada de una revista o libro sobre un tema específico, sino que basta con un par de clics. Agradéceselo a era digital y la diligente labor de los bibliotecarios.

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