¿Necesita comprar una licencia, pero la versión adquirida no cuenta con las funciones que usted necesita? ¿Se aseguró de que el cobro de las licencias de software es periódico? ¿Sabe si el equipo en el que va a instalar determinado programa es apto? Que no le pase a usted.
Recuerde que la Universidad del Valle ha dispuesto un formato para el estudio técnico de compra de software que debe ser usado en las diferentes facultades por profesores o funcionarios.
Sin embargo, antes de realizar una solicitud de compra de software es necesario tener claridad frente a las condiciones tanto técnicas como prácticas, desde Notired lo invitamos a que conozca algunas recomendaciones antes realizar dicha solicitud. :
- Al momento de diligenciar una solicitud para adquirir una licencia de software es importante saber quiénes lo van a utilizar, no olvide especificar si son profesores, estudiantes, administrativos, contratistas u otros.
- De la misma manera recuerde que es importante que clarifique el propósito (enseñar, aprender, investigar, otro.) así como el uso que le va a dar a dicha herramienta. Al usted cuestionarse, de acuerdo con sus necesidades podrá saber realmente lo que más le conviene.
- El siguiente paso es detallar las características principales del software que necesita, es decir, describir el nombre, el tipo o género del software y la versión que va a adquirir. En este punto es importante que tenga en cuenta que existe la posibilidad de encontrar un determinado programa o aplicativo con un nombre similar al que necesita, por eso evite confusiones y revise siempre que sea el correcto. Del mismo modo, compruebe que la versión que pretende obtener cuente con las herramientas o funcionalidades que requiere, ya que con las actualizaciones puede que determinadas funcionalidades cambien, permanezcan o incluso se eliminen. En los términos y condiciones del software podría encontrar muchas respuestas.
- Además de identificar el software que requiere, es indispensable que conozca los plazos o términos de licenciamiento. Por ejemplo, algunos programas o aplicaciones cuentan con licencias anuales mientras que otros funcionan con una suscripción mensual. También, tenga presente que debe asegurarse si la licencia que va a adquirir cuenta con soporte directamente desde el proveedor o cuenta con garantía.
- Tenga en cuenta la disposición del hardware donde va a instalar el software que necesita, si cumple con las especificaciones necesarias para su correcto funcionamiento. En caso de que necesite realizar la instalación en diferentes equipos compruebe que todos sean aptos. No obstante, recuerde que es importante esclarecer si tiene, además del hardware adecuado, el conocimiento necesario para usarlo. En caso de que no sea esta la situación es importante planear cómo se va a capacitar para el uso del software.
- Es indispensable mencionar la información física del hardware donde va a instalar el software. Además, especifique el número de licencias a solicitar y de igual manera el número de equipos en las que necesita que sea instalado. Recuerde también que es necesario señalar el número de inventario del equipo en el que se va a instalar el software y asegurarse de que dicho equipo cumpla con las especificaciones técnicas que garanticen su funcionamiento.
- Si los equipos están en proceso de compra deben anexar copia del formulario de estudio técnico de compra de hardware ya aprobado.
- Especifique si cuenta con un punto de red habilitado para conectar el equipo donde funcionará el software solicitado.
Recuerde diligenciar el formulario de forma clara y precisa, consulte previamente las capacidades del software que pretende adquirir y si realmente va a solventar las necesidades presentes. Tenga presente que el diligenciamiento del formato es solo para viabilidad técnica y no asegura la aprobación de presupuesto.