Los espacios de trabajo de Google Drive agrupan elementos y archivos que tienen características comunes o usos habituales de los mismos. Lo que permite a su usuario, acceder a su área de Google Drive e ir directamente al espacio que necesita y en el que encontrará todos los archivos o elementos que precise para llevar a cabo una tarea determinada.
Por lo tanto, es importante conocer de antemano las formas que tiene a su disposición para tener una mejor optimización de su tiempo y organización mediante el correo institucional de la Universidad del valle asignado a estudiantes, docentes y funcionarios.
Además, los espacios de trabajo de Google Drive pueden ser considerados como los grupos en los cuales puede tener a su disposición los archivos que más utilice en determinada circunstancia. Se pueden crear tantos espacios como se necesiten, y cada uno de ellos puede albergar un máximo de 25 archivos. Recuerde que un espacio de trabajo no copia el archivo en sí, sino que lo enlaza desde su carpeta de origen.
Desde Notired queremos que conozca algunas recomendaciones para la optimización del tiempo y la organización de archivos mediante los espacios de trabajo de Google Drive:
- Para crear un espacio, en el menú hay un apartado llamado “Prioritario”, y al hacer clic se despliega un apartado que es “Espacios de trabajo”. Basta con seleccionar el botón “Crear” luego puede asignar un nombre a dicho espacio y finalmente hacer clic en “Crear”.
- Para añadir elementos, cuando se sitúe en el espacio, en la esquina superior derecha aparece una opción que es “Añadir archivos”, haga clic para que se muestre un panel con todos los archivos que tiene en Google Drive. Ahí, seleccione los archivos que quieran incluir y haga clic en “Insertar”. Otra opción es hacer clic con el botón derecho en cualquier archivo de su unidad Drive para añadirlo a un espacio de trabajo.
- Para eliminar archivos del espacio de trabajo haga clic con el botón derecho en él y luego seleccione “Quitar del espacio de trabajo”. Otra opción es una vez dentro del espacio, clicar en los puntos que salen a la derecha del archivo y abajo aparece la opción de quitar del espacio de trabajo.
- Para ocultar un espacio de trabajo simplemente se debe hacer clic en la flecha que aparece hacia abajo y hacer clic en “Ocultar espacio de trabajo”. Para acceder nuevamente a él, diríjase a la parte inferior en “Espacios de trabajo ocultos”.
- Para eliminar un espacio de trabajo simplemente haga clic en la flecha que aparece hacia abajo y haga clic en “Eliminar espacio de trabajo”. El espacio de trabajo se eliminará de forma permanente pero los archivos o elementos que contenía permanecerán en su ubicación original del espacio Drive.
Administrar sus espacios de trabajo es una manera de agrupar diferentes elementos de uso continuo o compartido sin necesidad de tenerlo todo en una carpeta determinada en sí misma, es decir, se agrupan sin importar su ubicación predeterminada. Por tanto, algo que aporta valor al usuario es la agilidad que proporciona el uso de los espacios de trabajo.