Estas son las diez cosas que debes saber antes de comprar una licencia de software y así evitar confusiones sobre los derechos de uso, los derechos sobre las actualizaciones, entre otros temas. En Notired te contamos sobre ellos.
Basado en el artículo “The 10 Things You Should Know Before Entering an ERP Software Licensing Agreement”. Publicado por Adam Blumner en:https://softwareconnect.com/erp/10-things-to-know-before-entering-an-erp-software-licensing-agreement/ Adaptado por Isabella Sánchez para Notired. Video producido por Ana Cristina Cabezas.
Lo admito. En el momento en que veo que el cuadro «Términos y condiciones» aparece en mi pantalla, busco la casilla de verificación «Acepto» lo más rápido que puedo, sólo para poder seguir y acceder al software.
En comparación con el software de consumo, las redes sociales o las tiendas de aplicaciones, los acuerdos de software de Planificación de Recursos Empresariales, ERP (por sus siglas en inglés), son un juego de pelota totalmente diferente. Pero una cosa sigue siendo la misma: páginas tras página de lenguaje puede parecer impenetrable en ambos casos.
Descifrar el código en…. los contratos ERP y licencias de software
Las consecuencias de revisar de manera incompleta los acuerdos de licencia de software ERP son graves. Todo tipo de trampas son posibles:
- Apoyo a niveles inferiores a los previstos
- Costos ocultos para actualizaciones de versiones
- Saltos de precios inesperados
- Responsabilidades imprevistas que pensó que el proveedor manejaría
1. ¿Cuántos usuarios pueden acceder al software?
Determinar la cantidad de usuarios de su software parece bastante sencillo, ¿verdad? Es sólo un número simple, ¿no? Tal vez.
Lo que se entiende por el término «usuario» puede variar en los contratos de software. Las variantes más comunes son modelos de licencia de «usuarios concurrentes» y «de usuario fijo o nominal».
Un enfoque de usuario nombrado implica que se compra una licencia de usuario para cada persona que acceda al software. Por otro lado, un modelo de usuarios concurrente permite un número ilimitado de usuarios y cuentas con nombre, pero limita el número de personas que pueden acceder activamente al software en un momento dado.
2. ¿Cuánto tiempo puede usarse el software?
Existen dos enfoques estándar para determinar la cantidad de tiempo que se puede usar el software: licencia perpetua y basada en el término.
La mayoría de los vendedores de soluciones ERP tradicionales licencian su software de forma perpetua. Por otro lado, la licencia basada en plazos es el modelo estándar para implementaciones de software como servicio. Generalmente, en un acuerdo de licencia basado en términos, el uso del software se contratará en intervalos mensuales o anuales.
Los híbridos de uso a largo plazo y perpetuo también están apareciendo cada vez más. Por ejemplo, en algunos acuerdos ciertas funcionalidades pueden proporcionarse perpetuamente, mientras que otras funcionalidades pueden requerir renovaciones basadas en términos.
3. ¿Qué funcionalidad estipula el contrato?
Los sistemas ERP modulares ofrecen la ventaja de poder licenciar solo la funcionalidad que usted requiere.
Las especificaciones de las ediciones de software son otra área a tener en cuenta. Si el desarrollador de software hace distinciones entre Gold, Silver, Bronze, Professional o Enterprise, debes evaluar cuál se ajusta a su necesidad. Revisar el lenguaje contractual que documenta las ediciones puede revelar limitaciones de importación de versiones y diferencias particulares que debe tener en cuenta, que pueden o no haber sido subrayadas durante el proceso de ventas.
4. ¿Qué servicios de implementación se proveerán?
Cuando se utiliza un proveedor de software para servicios de implementación, el contrato no sólo debe definir con precisión el alcance del trabajo, sino que debe documentar:
- Apoyar las funciones y / o calificaciones de los miembros
- Los plazos de ejecución
- Las horas de trabajo esperadas o máximas (especialmente para las situaciones de facturación por hora)
- Una designación de si el trabajo se completará remotamente o in situ
- Expectativas sobre sus responsabilidades en el proceso
5. ¿Qué apoyo se incluye?
El acuerdo de licencia de software debe garantizar adecuadamente que recibirá el nivel de soporte que espera. Todo el mundo quiere «un buen apoyo», pero ¿qué significa eso realmente? Para asegurarse de que reciba soporte que esté a la altura de su definición, debe asegurarse de que el acuerdo de licencia especifique lo que le proporcionarán en términos de:
- Supervisión
- Formación
- Soporte por varias vías (teléfono, correo electrónico, chat en vivo, en persona),
- Disponibilidad de soporte (24×7 frente a 8×5)
- Número máximo de incidencias de soporte
- Número máximo de horas de asistencia.
6. ¿Cuáles son sus derechos sobre las actualizaciones de la versión del software?
En general, es una buena práctica mantenerse al día con las actualizaciones de software, no solo para acceder a nuevas funciones, sino para obtener correcciones de errores y parches de seguridad. En la mayoría de las situaciones, las actualizaciones de software ERP se incluirán en los servicios de soporte para una tasa anual negociada.
Algunos proveedores distinguirán entre actualizaciones mayores y menores. Por ejemplo, al pasar de la versión 1.5 a la 1.6 puede estar cubierto en su paquete básico de «actualización de seguridad», a veces encontrará que hay costos adicionales para ir a la versión 2.0.
7. ¿Puedes acceder al código fuente?
Un pequeño secreto: la mayoría de los vendedores de software realmente no quieren compartir su código fuente con usted. Algunos proveedores de software harán que su código fuente esté disponible para usted por un costo adicional, sin embargo. ¿Por qué los costos adicionales? Hay algunas razones principales:
- Los desarrolladores de software tienen preocupaciones de confidencialidad competitiva relacionadas con compartir su propiedad intelectual.
- Los desarrolladores de software que opten por proporcionar código fuente están renunciando a la posibilidad de obtener el pago por trabajo de personalización en el futuro.
- Cambiar el código fuente hace que el soporte del software sea considerablemente más difícil porque el personal de soporte necesitará soportar los cambios de código con los que no están familiarizados.
Si está esperando tener acceso al código fuente para poder realizar sus propias personalizaciones, asegúrese de que se indique claramente en el contrato de licencia.
8. ¿Hay cargos relacionados con el uso?
Para muchos tipos de aplicaciones SaaS, incluidas las opciones ERP, existe una tendencia creciente hacia los modelos de precios relacionados con el uso. En modelos basados en el uso, su nivel de precios puede estar determinado por su consumo de ancho de banda o de almacenamiento de datos, por ejemplo.
Muchas aplicaciones específicas de tareas asignarán costos relacionados con la creación de nuevos registros en el sistema.
Algunos ejemplos de modelos de precios relacionados con el uso incluyen:
- Programas de nómina que cobran basándose en el número de empleados.
- Sistemas de gestión de la propiedad que determinan el precio del número de unidades o de los inquilinos.
- Software de gestión de relaciones con clientes (CRM) que establece las tarifas dependiendo del número de contactos creados.
9. ¿Cuáles son sus derechos sobre los datos?
Otro problema de licencia de software que es particularmente relevante para los compradores de SaaS es la propiedad de los datos. De hecho, en algún momento, generalmente todos los compradores de software le preguntarán a su proveedor de SaaS: «Entiendo que estoy alquilando el software, pero ¿todavía tengo los datos?».
La respuesta fácil a la pregunta es sí, en el sentido de que cualquier solución basada en SaaS permitirá la exportación de registros de datos. El contrato de licencia del software especificará esta capacidad. El contrato también debe especificar dónde y cómo se respaldan los datos.¿Compartirán sus datos recursos físicos del servidor con otros clientes?¿Cómo serán erradicados sus datos una vez que haya terminado el contrato de servicio? Estas son las preguntas que su contrato debe responder.
10. ¿Qué sucede cuando usted quiere comprar más?
Las cosas cambian. Cuando se trata de sus necesidades de software ERP, es probable que finalmente tenga que aumentar o disminuir: agregar usuarios, acceso a diferentes áreas funcionales o el nivel de soporte que está recibiendo. Es importante averiguar lo que dice su acuerdo de licencia acerca de los precios relacionados con estos cambios.