Tanto en el paquete de aplicaciones de Google (G Suite) como en el de Microsoft (Office 365) adquiridos por la Universidad del Valle para los estudiantes, docentes y funcionarios, encontramos diferentes herramientas cuyos propósitos pueden estar orientados a mejorar los procesos de comunicación institucionales o académicos, según sea el caso, aparecen Groups y Kaizala.
Google Groups es una de las herramientas incluidas en G Suite, a la cual puede ingresar mediante el correo institucional. Permite usar grupos online basados en el correo electrónico para debatir y hacer planes con un equipo, organización o grupo social.
Además, mediante los grupos creados puede aprender sobre un tema y participar en los debates que se generen en torno a él, crear un foro de preguntas y respuestas sobre un tema, discusiones grupales, organizar reuniones, conferencias y eventos sociales, entre otras funciones.
La gran ventaja de Google Groups es que le permite al usuario recibir, ver, contestar al contenido mediante su correo electrónico.
Por otro lado, Kaizala es una interfaz para mejorar el rendimiento y eficiencia de grupos u organizaciones a través de múltiples características diseñadas especialmente para dicho ámbito.
El objetivo de esta aplicación es que las organizaciones puedan contar con un sistema de mensajería seguro, que facilite los procesos comunicativos internos. Además, quiere contribuir a que los procesos sean más organizados y eficaces bajo el principio de seguridad.
Sus características principales son las siguientes:
- Interfaz de chat intuitiva.
- Intercambio de documentos de manera sencilla y organizada a los cuáles se les puede asignar permisos para compartir, hacer pantallazos, entre otros.
- Permite a los grandes grupos de personas mantener una jerarquía con grupos-dentro-de-grupos, y brinda la oportunidad de que el usuario administrador ordene la manera en que los mensajes se envían y organizan dentro del mismo.
- Permite hacer uso de acciones predeterminadas para cubrir diferentes necesidades de la organización, como: anuncios, cuestionarios, sondeos, asignación de tareas, votaciones rápidas, convocatorias de reunión y solicitudes de geolocalización.
- Posibilita la asignación tareas y permite hacer seguimiento a estas según su estado, localización y distancia.
- Aplica un método de seguridad como la criptografía punta a punta, brindando una mayor seguridad de la información interna o externamente.
Finalmente, vale la pena mencionar que la elección de cualquiera de estos aplicativos puede dar mejores resultados si son utilizados con el grupo de aplicaciones de su fabricante. Es decir, si quiere trabajar con Kaizala, por ejemplo, es recomendable que se use junto al paquete de herramientas de Microsoft, mientras que si desea usar Google Groups, es factible que a su vez utilice la G Suite.
Cómo ingresar: