Trabajar en grupo tiene sus ventajas: te integras y adquieres nueva información pero lograr que todos los miembros se reúnan resulta un verdadero desafío. “Ahora más tarde”. “Hoy no puedo ir”. “Mañana sí nos vemos”. Frases pronunciadas ante la inminente reunión. El problema es mayor cuando se trata de un trabajo escrito, cada integrante debe aportar y sin un cara a cara el asunto se torna difícil.
“Más que palabras” es un buen nombre para una balada americana, también podría ser una buena definición de Google Docs. Esta alternativa gratuita al tradicional Word permite crear documentos que se mantienen en la nube para compartirlos con quienes desees. El correo institucional posee la aplicación y al ingresar en tu cuenta de correounivalle.edu.co podrás usarla. ¿Ya la probaste?
Con el documento de Google transformarás a tu grupo en un equipo. Al mismo tiempo todos juntos podrán trabajar sobre el texto, editar en tiempo real, hacer comentarios y chatear… ¡Se acabaron las excusas!
“Suena bien, el problema es que no tengo un computador siempre a la mano”. Uno de tus compañeros tiene un motivo para evadir la reunión, virtual en este caso. Explícale que al crear un documento con Google Docs podrá acceder dondequiera que esté, desde un café Internet, el equipo de la casa, el equipo del vecino, desde la tablet o el celular. No importa desde dónde lo haga, tu compañero puede editar en cualquier momento.
Eso sí, no olviden, ni tu compañero ni tú, cerrar la sesión cuando hayan terminado, especialmente si se han conectado desde un computador ajeno.
Ya estás convenciendo a tu grupo y parece que no habrá problemas. “No sé, es que a mí me gusta trabajar en Word”. Cuando el nostálgico del equipo te lo diga, muéstrale que Google Docs y Microsoft Word son compatibles. Puedes abrir y editar archivos de Word, y convertirlos en documentos de Google.
Es complicado romper la tradición. Sin embargo, al conocer las posibilidades de Google Docs sabes que tus “archivos cobran vida”. Miles de fuentes para elegir, herramientas de estilo que permiten dar formato al texto y a los párrafos, y la oportunidad de agregar tablas, imágenes, vínculos y dibujos. Además de la edición inteligente que indica cuáles fueron las últimas modificaciones sobre el texto. Mientras escribes todos los cambios se guardan automáticamente: olvídate de hacer clic en “Guardar”.
Con el historial de revisión es posible ver versiones anteriores del mismo documento, organizadas por fecha y usuario que realizó el cambio; así se está seguro de que el trabajo en equipo funciona. Al crear un documento en la nube logras acceder desde cualquier sitio, incluso si no tienes señal de Internet. Habilitando la edición sin conexión puedes trabajar desde el navegador.
Si tus compañeros siguen dudando sobre la eficiencia de Google Docs, después de mostrarles todas las ventajas para mejorar el trabajo, invítalos a una reunión face to face. Quizás se animen a escribir en la nube con tal de no asistir. ¡Contradicciones de la “generación hiperconectada”!